Maunulan yhteiskoulun ja Helsingin matematiikkalukion tietosuojakäytännöt
1. MITÄ ON HENKILÖTIETO?
Henkilötieto muodostuu useista kokonaisuuksista, joita ovat
- Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Opintotiedot, kuten luokka, opintosuoritukset
- Muut henkilökohtaiset tiedot, kuten huoltajat, ruokavalio, erityisjärjestelyt
- Käyttäjätunnukset ja salasanat, kulkulupatiedot, kameravalvontatallenteet
- Palkkatiedot ja palkkion maksun tiedot
- Järjestelmän tallentamat lokitiedot.
Henkilötietoa on määritelty sekä järjestelmäkohtaisesti että kokonaisuudessaan rekisteritasolla. Henkilötieto muodostuu rekisteröidyn itsensä antamista tiedoista sekä järjestelmien tuottamista tiedoista. Henkilötieto vaihtelee eri rekistereissä.
Sekä henkilötieto että henkilötiedon käsittely on minimoitu. Käytössä on sekä teknisiä ratkaisuja että toimintamalleja.
2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA OIKEUSPERUSTEET
Henkilötietojen käsittely perustuu käyttötarkoitukseen, jotka on lueteltu tarkemmin tietosuojaselosteissa. Tietoja kerätään mm.
- Opetuksen järjestämistä ja hallinnoimista varten
- Ylioppilaskirjoituksia varten
- Yhteydenpitoa varten
- Palkanmaksua varten
- Käytännönjärjestelyitä varten (mm. oppilaiden bussiliput, lokerot, erityisruokavaliolistat).
Tarpeettomia tietoja ei kerätä tai tallenneta.
Koulutoimea ohjaa tarkka lainsäädäntö, joka on koottu Opetustoimen lainsäädäntö –lakikirjaan. Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelyyn vaikuttavia lakeja ovat mm. Työlainsäädäntö, Kirjanpitolaki, Henkilötietolainsäädäntö, Yleinen tietosuoja-asetus.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET KÄYTÄNNÖSSÄ
Henkilötietojen käsittelyyn on laadittu periaatteet, jotka on käyty henkilökunnan kanssa läpi. Periaatteet ohjaavat tietosuojatyötä sekä henkilötietojen käsittelyä.
Periaatteet on jaoteltu kuuteen eri osioon ja periaatteet otetaan huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä toiminnoissa. Myös järjestelmä- ja ohjelmistohankkeissa huomioidaan tietosuojaperiaatteet.
Korkeimman tason tietosuojaa noudatetaan erityisten henkilötietoryhmien käsittelyssä. Alaikäisen (alle 18 vuotta) rooli huomioidaan myös rekisteritietojen tarkastuspyynnöissä. Alaikäisen tarkastuspyynnöissä oikeutta käyttää huoltaja, 15-vuotiaalla on kuitenkin rinnakkainen oikeus tarkastuspyynnöissä huoltajan kanssa.
4. JOHTAVAN VALVONTAVIRANOMAISEN MÄÄRITTELY
Maunulan yhteiskoulu ja Helsingin matematiikkalukio toimii Helsingissä ja kotipaikka on Helsinki. Johtava valvontaviranomainen Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti on Suomen viranomainen.
5. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA POIKKEUKSET
Henkilötietojen säännönmukainen luovuttaminen perustuu aina lain määräyksiin ja näihin on selkeät toimintamallit. Tietojen luovuttaminen vaihtelee rekistereittäin ja luovutukset on käsitelty aina kunkin rekisterin tietosuojaselosteessa.
Tietojen luovuttamisessa käytetään vain tietoturvallisia välineitä.
Tietojen luovuttamisessa ei ole poikkeuksia.
6. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröity voi käyttää tarkastusoikeuttaan kirjallisesti lähettämällä sähköpostin tietosuojaselosteessa mainitulle vastuuhenkilölle tai toimittamalla pyynnön alla olevalla lomakkeella. Pyyntö on oltava selkeästi yksilöitävissä ja pyytävä henkilö on pystyttävä tunnistamaan.
Tiedot luovutetaan vakiomuotoisena, kirjallisena tai digitaalisena dokumentaationa.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa noudatetaan Yleistä tietosuoja-asetusta.